为进一步规范我院临床试验经费管理，实现临床试验经费全程线上流转、全程留痕、闭环可追溯，我院已正式启用临床试验经费与协作管理系统。系统上线启用后，开票、试验参与者费用结算、项目结题结算均通过该系统线上办理；HIS资金池录入采用邮件申请结合院内OA审批模式。

一、总体办理原则

1. 标准业务办理时序

CRA录入预算及付款计划 → 系统发起经费到账登记 → 医院财务审核开票 → CRA系统反馈发票信息 → CRA邮箱申请HIS资金池录入 → HIS资金池生效 → 开立试验检查医嘱、开展试验参与者筛选入组 → 试验参与者经费支出结算 → 试验结题结算及项目关闭。

2. 历史存量项目管理

系统上线前历史存量项目按院内规范完成系统补录，原有纸质资料继续按GCP档案要求归档保存。

二、经费到账登记及开票办理流程

1. CRA在临床试验经费与协作管理系统完成项目预算、付款计划录入，发起经费到账登记申请。

⑴机构账号信息

名称: 广西医科大学第一附属医院

税号：124500004985004666

地址及电话：广西南宁市双拥路6号； 0771-5356588（财务办公室）

开户行及账号: 广西南宁建行医科大支行 45001604560050501061

⑵打款注意事项  

合同款每次打款时必须备注：GCP+项目简称+方案号

2. 业务提交医院财务审核。业务如需加急，由CRA向机构财务（GCP财务）提出加急申请，由机构财务统一向医院财务发起加急协调。

3. 医院财务审核通过后开具发票，通过手机号或邮箱推送至CRA。

4. CRA收到发票后，登录临床试验经费与协作管理系统完成发票信息及发票反馈上传。

备注：伦理发票无需发票信息及发票反馈上传。

三、HIS资金池录入办理流程

HIS资金池录入采用邮件申请+院内OA审批模式，院内审批周期约3个工作日。为保障试验参与者筛选进度，请经办人提前预留充足办理时间。

1. 研究者/CRC至机构办公室完成HIS试验医嘱套维护。

2. 经办人填写《资金池录入申请表》。

3. 将全套申请材料发送至机构办财务管理员邮箱：28361161@ qq.com，材料清单如下：

① 合同款发票扫描件（文件名标注HIS系统立项编号）

② 合同扫描件（文件名标注HIS系统立项编号）

③ 《资金池录入申请表》

所有文件命名统一标注HIS立项编号，便于审核归档。

4. 机构办收到材料后，通过院内OA向医院财务部门发起资金池录入审批流程。

5. OA审批全部通过后，机构财务完成HIS系统资金池录入，项目HIS资金池额度正式生效。

⚠重要性约束

HIS资金池录入必须满足：发票已开具 + CRA已在系统完成发票反馈 + 完整邮件申请材料+CRC已完成HIS系统医嘱套维护。

四、试验参与者费用支出办理流程

1. CRC根据试验实际访视执行情况，及时申请，在临床试验经费与协作管理系统如实填报试验参与者经费支出明细，完整上传以下全套佐证材料：

① 合同发票

② 盖章版合同

③ 试验参与者补贴领取登记表（PDF签字版）

④ 试验参与者费用明细表（Excel版）

⑤ 试验参与者费转账信息表电子版（沿用医院财务统一模板）

⑥ 试验参与者费转账信息表纸质版（Excel原版+PDF签字版，需经办人、PI签字、填写合计金额；开户行、支行名称无空格、无特殊符号）

⑦ 试验参与者垫付费用发票扫描件（同一患者多张发票合并为一个PDF）

⑧ 试验参与者AE/ASE、计划外访视、检查垫付费用说明（如有垫付费用需提供）

2. 试验参与者补贴结算线上审批完成后，机构办在经费系统回传OA审批表单，完成线上闭环。

3. CRC线下办理试验参与者费用转账手续

（1）发送资料至医院财务办公室邮箱：278327579@qq.com。

① 试验参与者补贴结算OA审批表单

② 试验参与者费转账信息表电子版

③ 试验参与者费转账信息表纸质签字版扫描件

（2）携带纸质材料至医院财务办公室办理（刘老师），材料按序整理：

① 试验参与者补贴结算OA审批表单（左上角铅笔标注总页数、右上角标注CRC姓名、发件人、邮箱、手机号）

② 试验参与者费转账信息表纸质签字版（PI、研究者签字齐全）

③ 试验参与者补贴领取登记表复印件

4、审核全部通过，医院财务执行付款，付款凭证、会计凭证号回写系统归档，完成结算闭环。

五、试验项目费用结算流程

（一）试验过程阶段结算

1. 研究者/CRA整理结算资料，发送至机构办财务管理员邮箱：28361161@qq.com。

（1）《临床试验项目经费明细表（阶段结算）》

（2）对应阶段付款发票扫描件

2. 机构财务初审资料完整性、合规性。

3. 资料合格后由经办人递交PI审核签字。

4. 将发票复印件+PI签字版阶段经费明细表提交机构财务存档，完成阶段结算。

（二）试验结束尾款结算

1. 项目结题后，CRA在系统提交结题申请，CRC完成结项支出确认。

2. GCP财务核对项目全部经费到账、已支出明细、尾款余额。

3. CRA上传PI签字确认版《临床试验项目经费明细表（尾款结算）》。

4. GCP财务完成项目财务清零、尾款结算确认。

5. 项目管理员审核通过，项目正式关闭，全流程资料系统归档留存。

六、试验合同款退款流程

试验合同款退款业务统一至机构办线下办理（经办人：石老师），需按序递交以下纸质材料：

1. 盖章版退款说明

2. 项目所有已开票发票复印件

3. 由医院财务根据项目实际发生研究费用重新开具结算发票，电子发票链接推送至退款说明预留的手机号或邮箱。

相关表格请至百度网盘下载：

GMU-GCP办公室-文件表格

链接: https://pan.baidu.com/s/5x0awrt3kUG8b6l-Q9Vxy4Q